Un groupe de 20 personnes, un thème à explorer, aucun ordre du jour préétabli. Et pourtant, à la fin de la journée, des dizaines d’idées émergent, des initiatives se forment, des gens qui ne se connaissaient pas repartent avec des projets communs. C’est la promesse du forum ouvert : une méthode d’intelligence collective qui mise sur la liberté et la confiance plutôt que sur le contrôle.
Inventée par Harrison Owen dans les années 1980, inspirée des échanges informels autour d’une machine à café, cette approche est aujourd’hui utilisée dans plus de 100 pays, avec des groupes allant de 5 à plus de 2 000 participants.
Qu’est-ce que le forum ouvert ?
Le forum ouvert (ou Open Space Technology en anglais) est un format collaboratif dans lequel les participants construisent eux-mêmes le programme de la journée. Il n’existe pas d’agenda préparé à l’avance : chacun propose les sujets qui lui tiennent à cœur en lien avec une problématique centrale définie en amont.
L’idée de départ est simple : Harrison Owen avait remarqué que lors des conférences qu’il organisait, les échanges les plus riches et les plus utiles se produisaient pendant les pauses. Il a donc conçu une méthode où la pause-café devient le modèle de toute la rencontre.
Le résultat : des conversations plus authentiques, une participation plus engagée et des livrables souvent inattendus.
Quand et pourquoi utiliser cette méthode ?
Le forum ouvert est particulièrement adapté quand la question à traiter est complexe et multidimensionnelle, et quand la diversité des points de vue est une ressource plutôt qu’un obstacle. Il convient bien à :
- un séminaire annuel ou un séminaire de lancement
- une grande rétrospective d’organisation
- un processus de transformation ou de consultation des parties prenantes
- un contexte où les silos bloquent la circulation des idées
En revanche, ce format n’est pas pertinent quand les décisions sont déjà prises ou quand l’agenda est fermé. L’engagement des participants doit être volontaire : c’est une condition non négociable pour que la méthode fonctionne.
Pour les organisations habituées à des modes de management très directifs, c’est souvent une rupture culturelle forte, parfois déstabilisante, toujours révélatrice. Selon les enjeux et la maturité du groupe, d’autres méthodes d’intelligence collective peuvent aussi être envisagées pour préparer le terrain.
Quels sont les 4 principes et la loi des deux pieds ?
Le forum ouvert repose sur quatre principes fondateurs qui créent les conditions de la confiance :
- Les personnes présentes sont les bonnes : ceux qui viennent sont ceux qui ont choisi de s’engager.
- Ce qui arrive est ce qui pouvait arriver : les conversations vont jusqu’où elles peuvent aller, sans forcer.
- Ça commence quand ça commence : pas d’horaire rigide, la dynamique prime sur le calendrier.
- Quand c’est fini, c’est fini : la qualité du travail compte plus que le respect strict de l’heure.
À ces quatre principes s’ajoute la loi des deux pieds : si vous n’apprenez rien et ne contribuez pas dans un atelier, vous êtes libre (et même invité) à aller ailleurs. Cette règle peut déstabiliser les habitués des réunions classiques, mais elle libère une énergie considérable. Elle crée deux types de participants : les abeilles, qui passent de groupe en groupe en pollinisant les idées, et les papillons, qui s’isolent pour réfléchir ou créent des conversations spontanées à la marge.
Comment se déroule un forum ouvert ?
L’ouverture et la place de marché
La journée débute toujours en plénière. Le sponsor ou l’organisateur rappelle le contexte et l’intention collective. Puis le facilitateur explique le cadre, les principes et la loi des deux pieds : une étape essentielle pour les participants qui découvrent le format. Ce travail d’animation d’un atelier collaboratif demande un cadre clair pour que chacun ose vraiment s’exprimer.
Vient ensuite la place de marché : chaque participant qui souhaite porter un sujet l’inscrit sur une feuille, la présente brièvement au groupe, puis l’affiche sur le tableau de l’agenda. En 15 à 20 minutes, le programme de la journée est construit collectivement. Les sujets qui n’attirent personne disparaissent d’eux-mêmes.
Les ateliers en îlots
Une fois l’agenda posé, les participants se répartissent librement dans les îlots : des espaces de conversation organisés autour d’un paperboard, de post-it et de feutres. Chaque créneau dure environ 45 minutes. Le format se rapproche par certains aspects d’un world café bien animé, où les conversations en petits groupes font émerger l’intelligence collective.
L’espace doit être suffisamment grand (compter environ 5 m² par personne) pour permettre la circulation et les discussions informelles en dehors des îlots. Un espace convivial avec boissons et collations reste accessible en continu : la pause permanente fait partie du dispositif.
Peu avant la fin de chaque créneau, le porteur de sujet remplit une fiche récolte qui synthétise les points essentiels de la conversation.
La restitution et la clôture
Après les ateliers, le groupe se retrouve en plénière. Un porte-parole par sujet présente les grandes conclusions : sans relire l’intégralité des échanges, mais en dégageant les points saillants et les propositions concrètes.
La clôture est sobre : des remerciements, un tour de table libre sur le vécu de la journée et, si possible, une ouverture sur les suites. Certains forums ouverts aboutissent à des groupes de travail, d’autres à des engagements individuels immédiats. Dans tous les cas, l’énergie produite pendant la journée ne doit pas rester dans la salle : la question de la suite mérite d’être posée explicitement avant de se séparer.
